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当协同软件处关键时期BPM决定个性OA命运

发布时间:2021-09-10 10:08:33 阅读: 来源:架子管厂家

协同软件处关键时期 BPM决定个性OA命运

协同软件在中国走过了5个发展年头,5年来,专业厂商对市场关注度的增强,以及传统管理软件厂商的积极介入,使中国协同软件呈现出“井喷”的发展势头。中国信息产业发展研究院所属机构对此分析指出:“协同OA的成功转型,不仅表明技术型协同软件厂商与市场结合都属于食品接触材料标准管理的范畴后具备强大竞争力,同时带动了中国协同软件由市场培育走向成熟应用”。

在市场渐渐走向成熟应用的同时,协同软件也遭遇了不少疑问,有人甚至认为协同软件被严重高估。对于协同软件持悲观论调的人,大凡对协同软件了解不深,或者有过高期望,有的人认为协同软件一无用处,有的人认为协同离“理想国”差距甚远。无论是过于否定,还是过高期望,都对协同软件产业发展不利。复旦协达首席架构师冯宏卫博士在接受媒体采访时曾经谈到:避免悲观和冒进,才是对待协同软件的正确态度。协同软件的价值不可抹灭,但协同软件也不是包治百病的灵丹妙药。

对协同软件的正确态严禁在工作状态下调剂工控箱电位器微调旋钮度,有利于协同软件的健康发展。2006年以前,复旦协达等厂商花了大量精力,积极推广协同软件的理念,全方位阐述协同软件的发展历程和给用户的应用价值,以加强协同软件的认知度。2006年后,协同软件即便还存怀疑的目光,但协同软件的概念已被广泛认知。在此关键时期,协同软件的推广,应该围绕着用户在管理工作上的重点,突出协同软件的功能核心,用协同工作的思想变革用户传统的管理与IT应用。

工作流是管理重点

工作流(Workflow),是指工作的次序、步骤等工作过程,也常常被称为工作流程,工作流管理有时也被称为业务流程管理(BPM,Business Process Management)。从20世纪80年代后期,很多学者开始把工作流管理放到一个更广泛的意义上来阐述。为了区别于生产管理中的“流程”概念,“业务流程” 的说法开始流行。目前,全球几乎所有商学院都把“工作流管理”纳入教学课程。因为工作流能够使工作事务在多人之间有效流转,而带来协同应用效果,从而占据协同软件的“核心”地位,也成为协同软件驱动各项应用步骤与程序的引擎。

工作流的概念主要包括了流动(Flow)和过程(Process),即“流”、“程”,分别从动态和静态的角度来阐述流程。目前,工作流的内涵和外延有了进一步纵深发展,它几乎渗透了管理的每一个环节:收文、发文等公文管理工作流;请示、汇报等行政管理工作流;客户报备、回访等客户管理工作流;技术评估、新产品组合原则、产品上市策划等产品项目工作流;服务体验、投诉处理等服务工作流;人员招聘、入职、培育、考评等工作流;知识入档、调用等知识管理工作流;预算、审核、报销、信用评估、风险控制等财务管理工作流……在实际工作中,“流程”也成为管理者提及率最高的管理内容之一,甚至可以说:工作流无处不在。

在经营中,任何一项战略、计划的设施,都有其有形或无形、有意或无意的相应操作流程。保罗-托马斯和大卫-伯恩的《执行力》一书中,明确指出:如果执行力失缺,再完美的策略也会随时崩溃;而优秀的执行力,却可以随时弥补策略的缺陷,取得良好的效果。同时该书还指出:管理中的战略、人员、业务三大流程对于执行力的作用举足轻重。中国管理领域的知名学者,哈佛大学企业管理博士后余世维先生在《赢在执行》一书的第76页也写道:解决执行力的关键问题是把握人员、战略、运营三个执行力的核心。

综上所述不难看出,工作流已经成为日常经营管理和信息管理的重点。

信息化从OA起步

OA概念在中国由来已久,早在计算机普及应用最初,计算机成为替代打字机的重要设备,从而使其与OA有着不解之缘。OA与MIS一道,成为我国管理软件最早的概念之一,比后来风行的ERP有着更广泛群众认知基础。

90年代中期,络应用的兴起使OA走出了第一阶段:单机应用的型阶段;OA从简单个人级的字表,走向工作组级的文档关联存储型,走进了OA应用的第二个阶段,这些关联存储的信息,有的以文档形式,有的以关系型数据库的形式;90年代后期,门户应用思想的兴起,使信息集中显示成为应用潮流之一,此时的OA进入第三阶段:门户型阶段;进入21世纪,协同管理思潮的兴起和工作流广受重视,使OA进入第四阶段:流程型协同OA阶段。OA发展四阶段表

90年代末期,ERP以其丰富的理论基础,以及完整的功能和应用体系,逐渐成为管理软件的应用焦点。加之OA概念比较模糊,即包括了打字、复印、传真等办公自动化机器设备,又包括了字表等工具软件。这些因素,使OA本身的发展遭遇理论瓶颈,OA虽然应用广泛,但得不到应用的关注,从理论到实践的角度来看,OA都呈边缘化、非主流化倾向。

协同软件的出现,使OA再次成为应用热点,协同OA成为企事业单位电子商务、电子政务建设的重点内容之一。在协同OA中,协同是管理思想,OA是具体的应用。在OA的定义中,自动化处理的事务,可以是办公的内容,也可以是商务的内容。同时,办公即可以指行政办公,也可以指商务办公。因此,从广义OA的概念来看,OA不仅仅包含了公文管理、行政管理等内容,甚至包括了人事、客户、项目、财务、物流等相关应用。协同管理思想,使OA突破原有文档管理的局限,开始迈向更广阔的应用领域。

无论回顾过去,还是展望未来,OA都是信息化建设不可或缺的重要组成部分。协同管理思想的兴起,使OA具备了更完善的理论依据和实践基础,以工作流为核心、以OA为基础应用的协同软件,已经成为信息化的基础软件。实施协同OA,即是信息化工作的起步,又是深化信息建设、挖掘IT潜能的重要工作。

BPM创新OA管理

目前有一种倾向是将协同与OA对应起来,这种观点除了某些工具类协同软件在应用上尚显匮乏,从而给人以误解外,也不排除是传统OA对协同思想持排斥态度的结果。

从国外同类产品横向分析来看,协同与OA虽然并不等同,但相互之间有很深的渊源。微软的协同软件产品名称Networks,就包含了络办公的意思。IBM的协同软件,也来源于广泛用于OA领域的Lotus 。从国内协同软件产品来看,协同与OA也密不可分,如复旦协达等市场主流协同软件,不仅能够实现协同商务的应用,同时OA也是其基础应用之一。

从理论角度分析,协同是管理思想,OA是应用领域,两者虽不等同,但更不应对立;从实际应用角度分析,协同应用较早、较广的协同写作,与OA的公文管理中多人协作核稿、审稿等应用,所面向的具体事务和工作内容几乎吻合。清华大学协同软件专家史美林教授编著的《计算机支持的协同工作理论与应用》一书中,将协同写作与即时通讯(即时会议系统)、工作流、信息集成发布(协同出版)并列为协同软件的四大主要功能。从中也可以看出,OA与工作流的关系,就像与即时通讯、协同写作的关系一样:并非对立,而是交融。

在协同软件的四大主要功能中,BPM的地位举足轻重。特别是当MSN、等即时通讯工具进一步普及、MS Office在协同写作功能上进一步强化、信息集成发布已无技术壁垒之后,工作流更是成为协同软件的核心功能而倍受关注。重点突出工作流的协同软件,可以称之为”流程型”协同软件。

”流程型”的协同软件,其BPM贯穿整套软件的几大重要模组,成为软件中信息交互的经络和事务流转的血脉。从公文编纂修改到行政事务的申请批复,从人事的“选、育、用、留”到客户的报备、服务申请、投诉处理,从项目的立项、计划、执行、成效评估,到财务的借款、报销、资信评估、风险控制等等,都是通过工作流在多人间传递任务,以达成协同工作的目的。

传统OA及信息化管理软件,在优化工作流中得到协同化的应用变革,以便符合未来信息化管理要求,和络经济时代的经营挑战。协同管理思想依托IT络技术,开始创建一个全新的OA应用时期,同时也创建了一个全新的信息化时代。

个性应用,推动“流程型”成主流

协达软件采用了的面向服务架构(SOA)这一种全新的软件架构。SOA的协同软件将管理抽象为表单和流程两个主要的应用服务,这些服务分别应用在行政、人事、项目、财务、物流、客户等管理领域,成为记录这些管理内容和管理过程的核心功能,以实现基于同一功能平台上的个性应用。

例如:请假是由请假表单,和申请、层层批示、审核、确认等一系列流程组成;报销是由报销表单,和申请、审批、复核、付款等一系列流程组成。请假表单和报销表单分别记录不同的内容,但调用的是同一表单处理程序;其处理流程也不同,但调用的同一个流程引擎。请假表单和报销表单的格式,会随着管理的要求有所变化,请假与报销的流程规则也会不断优化与改进,这些变化与改进无须重新修改软件,而是在原有功能平台上重新设置即可,并且这些设置不需要高深的IT知识,普通业务人员只要会操作Office就可操作,真正成为一个由业务人员自主掌握的工作平台。

用电脑实现工作流管理由来已久,但以往工作流的引擎和任务表单,常常要通过复杂设置才能启用,甚至要用写代码的方式在服务端进行工作流的设定与维护,这不仅增加了IT人员的工作强度,而且影响了工作流在实际应用中的效果。复旦协达等国产协同软件专业厂商,从中国用户的实际状况出发,结合管理软件“自主管理”的应用潮流,采用最新SOA思想,推出个性应用的“流程型”协同OA产品,使用户摆脱了工作流应用的壁垒与困惑,对“流程型”协同OA的市场推广起到积极作用。

复旦协达还率先提出协同软件“工具论”,即:将协同软件看作管理者能够轻易掌握的“工具”,而不是约束管理者的“枷锁”。协同软件是实现“贴身管理”,而不是“削足适履”。管理者与协同软件的关系是主动地位,而不是被动地迎合固化、僵硬的管理思路。

因此,协达软件基于“自主管理”思想,为普通操作者提供了功能丰富、操作简便的工作流引擎和应用程序的设置工具。通过“画板”的方式,让每一个普通的操作者用图形化的拖拽、勾画方式,完成复杂、丰富的工作流应用程序和流程节点的定义,只要懂得Offfice操作就能进行流程的设定与维护。

个性应用,让“流程型”协同OA的管理表单与流程的设定、维护、改进工作,既可以由具有权限的系统管理员统一进行,也可以由具体的业务部门独立操作。例如:人事部门进行人事流程的管理、财务部门进行财务流程的管理、行政部门进行公文及行政流程的管理等等。基于图形化工作流的协达软件,让软件的每一个操作者,都能自主管理工作流,真正做到所有管理工作建立在“工作流”这一功能核心之上。

个性应用使“流程型”协同软件的应用更加广泛,不同行业、不同规模的用户,在不同的管理领域中,都可以自主化地使用流程管理,以实现工作的协同化和自动化。个性应用的协同OA软件产品功能与应用可以分开,即:通用的软件功能可以灵都以红外光的情势对外辐射热量活地实现各种个性化的应用。因此,基于“表单+流程”通用功能基础上的个性应用方案,成为个性化“流程型”协同OA的一大显著优势。

个性应用的“流程型”协同OA,使协同OA中的核心功能--工作流,成为每个管理者和操作人员都可以使用的管理工具,直正让流程管理渗透到工作的每一个方面,进一步推动了“流程型”协同OA成为协同软件乃至管理软件的市场主流。

BPM建立产业链的核心竞争力

复旦协达一直以来以工作流为核心,进行协同软件的应用研究与产品开发。2005年初,协达首次在国内倡导协同软件应该“以工作流为核心”,受到来自包括中国信息产业发展研究院在内的各大IT权威机构和知名媒体的支持,也为“流程型”协同OA奠定了坚实的理论与市场基础。目前,协达“流程型”协同OA在产品思想与应用功能都非常成熟,体现出“通用、个性、智能、安全、先进”5大产品优势,也正是因为坚持以工作流为核心,以及逐步建立起的五大优势,才使协达被广泛评价为产品竞争力第一。

在软件产业中,产品是中心,是营销和服务工作的载体。以产品为中心建立起自己的核心竞争能力,是协达一贯的经营思路。通过竞争力第一的产品,协达建立起一个分工协作的协同软件产业链,产业链中的成员各自发挥特长,为直接用户提供性能、价格最优的应用方案和服务,产业链中的成员也因此获得自身的发展与收益。产品及其相关服务,是客户选择协同软件厂商的关键,产品以外的能力很难形成组织的核心能力,特别是产品技术的非自主性和技术力量的分散,会对产品的发展造成障碍,从而对客户和合作伙伴带来长远危害。

一个以产品为中心建立起来的协同软件产业链,能够使产业链中产品供应商与营销服务商的能力形成互补。协达将主要精力放在产品上,包括产品的应用研究、程序开发,以及产品相关的服务标准制定、品牌美誉度和忠诚度建设等方面。而协达的合作伙伴依托竞争力第一的产品,将主要精力放在销售和服务能力的提升、客户关系维护上。这种分工协作,提升了整个产业链的竞争能力,也提升了协达合作伙伴的销售竞争力。

以产品为中心的协同软件产业链,不仅对合作伙伴的长远发展有利,更保障了直接用户的价值。协达软件采用自主研发的SOA协同软件,在一个技术核心平台上孵化出4个应用版本,同时为用户提供免代码的个性应用开发平台,保障了技术的一致性和产品通用性,有效降低了合作伙伴的结算成本、服务成本,和直接用户的总体拥有成本。协达软件的产品性能和价格竞争力,成为凝聚合作伙伴的重要力量,稳定而有竞争力的合作伙伴及产业链,又保障了直接用户的产品应用价值。

“流程型”协同OA的推出,不仅是复旦协达基于深入学术研究的成果,而且是来自广大用户应用经验的总结,同时还源于用户需求的分析与归纳。用户基于“流程型”协同OA,能够立足流程协作功能,实现企事业单位个性化的OA应用,快速体现协同管理的效果。以“流程型”协同化工行业也不例外OA产品为核心构建起协同产业链,不仅为广大用户成功迈向协同管理奠定了基础,而且有利于协同软件产业长期健康发展。(end)

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